2025年12月27日湖南省抗癌协会第十届全省会员代表大会审议

第一章  总则

    第一条 为加强湖南省抗癌协会（以下简称“协会”）学术会议管理，规范经济行为，防范法律与廉政风险，根据《社会团体登记管理条例》《民间非营利组织会计制度》《湖南省抗癌协会章程》及国家相 关法律法规，制定本办法。

    第二条 本办法适用于协会及所属各专业委员会（以下简称“专委会”）主办、承办、协办、支持或以其他形式参与的各类学术会议。

第三条 各专委会主任委员、副主任委员、学术秘书必须熟悉并严格执行本办法；协会办公室负责日常监督与考核。

第四条 坚持正确政治导向，厉行节约，反对铺张浪费；同类会议应整合，实行年度计划与预算管理；计划外会议须提前 2 个月书面报批。

第五条 各专委会学术活动开展情况纳入协会年度绩效考核，与评优评先、经费支持挂钩。

第二章  会议分类与冠名管理

    第六条  协会对学术会议实行统一管理，严禁任何个人或机构私自挂名办会。

　　第七条  国际会议：境外代表（不含港澳台）来自 3 个及以上国家或地区，须先经协会常务理事会同意，再按国家规定报政府主管部门审批。

　　第八条　国内会议：参会对象主要为中国大陆专业人士，只接收国内征稿。

    第九条　未经协会书面授权，任何单位或个人不得使用“湖南省抗癌协会”其中文名称、英文名称、徽标。

    第十条  未经协会批准，专委会不得以“主办/协办/支持/指导/参与”等名义与其他民事主体合作办会；经批准的，须规范使用“湖南省抗癌协会××专业委员会”全称。多家联合主办的，财务核算单位原则上为第一主办单位，或依书面合同执行。

    第十一条  未经协会批准，不得举办评比、达标、表彰、授牌等活动；经批准的表彰活动不得向参评对象收取任何费用。

第三章  会议申请与立项

    第十二条 协会及专委会须于每年年底前提交下一年度学术会议计划，由协会办公室汇总后报常务理事会审议。计划外会议须提前 2个月提交《湖南省抗癌协会学术会议申请表》，经批准后方可启动。

    第十三条 会议主办单位负责确定主题、规模、周期、地点、形式及承办单位；对会议的政治导向、学术质量、财务与安全管理负主体责任。

    第十四条 承办单位负责组建会务专班、编制预算、推广会议、征文与评审、论文出版、筹资、后勤保障及应急安全方案等。

    第十五条 专委会主任委员为会议第一责任人，须签署《会议责任承诺书》，对会议全过程承担直接领导责任。

第四章  收入、支出与结余管理

    第十六条 会议收入包括注册费、展览费、捐赠、政府购买服务、企业赞助等，须全部汇入协会指定账户，纳入统一核算，严禁账外循环。

    第十七条 会议支出范围：场地租赁、餐饮住宿、资料设计与印刷、交通差旅、信息技术服务、摄录、劳务及专家评审、疫情防控、保险等。支出须符合国家财务制度及协会内控标准。

    第十八条 会议规模控制：原则上不批准50人以内的会议。100人以内会议，普通参会代表比例≥70%。

    第十九条 纯线上会议、基层巡讲、义诊等一般不列支会务费用，确需支出的须书面说明并报协会理事长办公会特批。

    第二十条 会议结束后2个月内完成财务结账，结余资金由协会统一管理，优先用于学术交流、人才培养、科学普及、会员服务及专委会建设等非营利事业，不得分红或变相分配。

第五章  会议总结与档案管理

    第二十一条 协会建立“学术会议质量评估表”，从学术水平、组织服务、财务管理、意识形态、安全应急等维度评分；评估不合格者，协会给予通报批评、限期整改；情节严重者，1年内禁止该专委会及主要负责人申请协会会议。

　　第二十二条  会议总结要求

    1. 会议结束后5天内，向协会办公室提交《会议简报》（含现场照片、会议概要等），由协会办公室统一在官网、微信公众号等网络平台发布。

    2. 会议总结资料含会议简况、学术亮点、学科进展、优秀论文推荐、专家建议、经费决算、问题与改进措施等。

　　第二十三条  档案及上报

　　会议通知、最终日程、签到册、纪要、总结报告、重要决议、经费决算表、论文集（含电子版）等，于会后 30 天内报送协会办公室备案。

第六章  附则

    第二十四条  本办法由湖南省抗癌协会办公室负责解释。

    第二十五条  本办法自2025年12月27日起施行，原《湖南省抗癌协会学术会议组织管理办法》同时废止。

湖南省抗癌协会

2025年12月27日