第一条 组织召开学术会议是湖南省抗癌协会的重要任务之一。为了规范本学会举办的各种学术会议，保证会议的效果，提升会议的影响力，根据湖南省科协、湖南省卫生健康委员会有关规定和本会《章程》，特制定本办法。
第二条 本办法适用于协会主办、协办、支持的学术会议以及协会所属的专业委员会举办的学术会议。
第三条 各专业委员会的正、副主任委员，学术秘书均应熟悉本管理办法，并在开展学术会议时认真贯彻执行。
第四条 坚持正确的政治导向，不乱办班办会，不铺张浪费，同类会议加大整合力度。严格学术会议计划管理，学术会议与年度预算结合，严禁计划外办会。
第五条 根据此管理办法，每年要对各专业委员会开展学术活动方面的工作进行考核，对能遵循本管理办法，按时上报学术活动计划和会后汇报总结的专业委员会，要给予表扬和适当的奖励，对没有遵循本管理办法，不能积极开展学术交流活动的专业委员会提出批评。

第六条 协会及其所属专业委员会组织的各类学术会议统一由协会办公室管理。每年按协会办公室下发通知时间预报第二年需召开的学术会议，由协会办公室汇总编制后，在常务理事会议上审议并通过，按计划组织实施。
第七条 国际会议：国际、地区、多边、双边举办的学术会议（达到或超过 3 个国别外籍专家参会，不包括中国大陆及港澳台）。国际会议除由协会批准外，还须按国家规定由相关政府主管部门审批后方可举办。由协会（包括所属专业委员会）主办的国际会议由协会申请报批，协会与其他学会或机构共同主办的国际会议由主要主办方申请报批。
第八条 国内会议：参加者范围主要是国内专业人士（只向国内征稿）的学术会议。以协会或专业委员会名义主办的国内会议须由协会批准。
第九条 会议的主办单位具有决定会议的主题、规模、周期、地点、形式以及选定承办者的权利，并承担会议的法律责任。专业委员会的主管法人单位是协会，其主办的会议的法律责任由协会承担，但会议的其他责任由该专业委员会主任委员根据该办法的规定和专业委员会办法的规定承担。
第十条 未经协会同意而使用协会中文名称、英文名称以及标识被认为是对本协会的侵权。专业委员会主办会议时如需冠以“湖南省抗癌协会”字样，并使用协会标识的，须向协会书面申请，批准后才可使用。专业委员会内部的专业技术工作组不能主办正式的学术会议。严禁私自挂名办会办活动。
第十一条 会议的承办单位负责会议各项具体工作的组织实施。由协会主办的学术会议的承办单位既可以是经协会授权的机构，也可以是主办者协会自身。仅在道义上支持某会议而不承担组织、经济和法律方面的责任的单位称为“协办单位”或“支持单位”。协会也可协办或支持由其他单位主办的会议。

第十二条 学术会议计划由协会及其所属专业委员会提出。各专业委员会于每年按协会办公室下发通知时间申报下一年的学术活动计划，协会将于每年年底前发布下一年度学术计划表，在常务理事会议上审核。未经报批的学术活动均不能冠以湖南省抗癌协会名义召开。
第十三条 各专业委员会学术会议在召开前 45 天向写面递交承办书面申请，协会领导审核签字。
第十四条 承办单位的职责是：组建会议组织机构、编制预算表、推广会议、征文和评审、组织论文出版、筹资、征询参会者、保障后勤和会务等。承办单位应定期向主办单位报告会议筹备情况，及时沟通，必要时召开会议协调有关工作。
第十五条 委托承办时，主办单位的责任是：检查组织机构的构成、检查会议预算、协助推广、监督与协助筹备过程、检查论文质量、协助出版。
第十六条 承办单位负责会议费用的筹措，并负责在会前做出预算表。
(1)会议的收入包括：作者缴纳的版面费、代表注册费、社会赞助费、展览收入、会场和文集广告、来自有关部门的专项经费等。
(2)会议的支出包括：出版和印刷费、交通和通信费、会场租用、设备及布置费、食宿费、推广和宣传费、特邀讲者费、人力资本费、上交协会费用等。经费开支应本着勤俭节约，保证会议质量的原则合理安排，开支应符合国家财务制度和我会的有关规定。
第十七条 会议的主要赞助商须经主办单位批准，并签定赞助协议。

第十八条 会议质量较差或者不按照会议组织程序开展工作的，协会对组织者提出批评、警告，书面记录并存档，产生不良影响者视情形给予惩罚，包括组织者在一定时期内不得再次申请承办协会主办的会议；大会主席、执行委员会主席和组织委员会主席在一定时期内不得再担任协会主办会议的主要职务等。
第十九条 会议总结方式与要求：
1．各类学术会议均应认真做好总结。总结可采取会议纪要、总结报告、简报等形式。
2．总结内容应包括：会议简况、会议的收获、学科的进展、推荐论文情况以及重要的决议或建议等。
第二十条 会议文件及论文资料的归档及上报
1．会议文件应由会议主办单位整理存档，在会议结束后一个月内报送协会办公室。文件包括：征文通知，开会通知，会议日程表，代表名册，会议纪要，总结报告或综合简报，会场照片，会议重要决议或专家建议等。
2．会议论文资料（如论文集）上报协会办公室一套。

第二十一条 本规定经 2021 年 3 月湖南省抗癌协会第九届第一次理事会审议通过执行。本规定解释权归湖南省抗癌协会办公室。

湖南省抗癌协会